Personvern og bruksvilkår

Hvem har ansvaret?

Trondheim kommune er behandlingsansvarlig for personopplysninger i TKweb. Styringskraft og andre tjenester på plattformen bruker felles funksjoner for blant annet innlogging, tilgangsstyring og sikkerhet.

Enkelte tjenester kan i tillegg ha egne beskrivelser av hvordan opplysninger i den konkrete tjenesten behandles.

Hvilke opplysninger behandler vi?

Når du logger inn og bruker TKweb, behandler vi opplysninger som trengs for å identifisere deg og gi riktig tilgang, som navn, e-postadresse, brukeridentitet og relevant organisasjons- eller rolletilknytning. Noe av informasjonen kommer fra kommunens systemer for ansatt- og organisasjonsinformasjon.

TKweb registrerer også bruk av plattformen. Det kan omfatte tidspunkt, hvilken tjeneste eller side som åpnes, bestemte handlinger og teknisk informasjon om forespørselen. Aktivitetsopplysningene kan knyttes til den innloggede brukeren. Ved sikkerhetsrelevante endringer kan det dessuten registreres hvem som utførte endringen og hva som ble endret.

Hvorfor registrerer vi aktivitet?

Opplysningene brukes til å administrere tilgang, opprettholde sikkerheten, feilsøke, dokumentere relevante endringer og forstå hvilke tjenester og funksjoner som brukes. Bruksstatistikk bidrar til å forbedre og videreutvikle løsningene.

Aktivitetsloggene skal ikke brukes til å vurdere ansattes arbeidsinnsats, produktivitet, prestasjoner eller arbeidstid. Oppslag i personidentifiserbare logger skal være begrunnet i et tjenstlig behov.

Hvem har tilgang til opplysningene?

Tilgangen er begrenset etter roller og tjenstlige behov. Personidentifiserbare aktivitetslogger er ikke tilgjengelige for alle brukere. Autorisert personell kan få innsyn når det er nødvendig for drift, sikkerhet, feilsøking eller andre godkjente formål.

Leverandører som utfører drift, lagring eller andre tjenester på vegne av kommunen, kan behandle opplysninger som er nødvendige for oppdraget. Ved Google-innlogging og eksport til Google Disk utveksles opplysninger med Google slik det er beskrevet nedenfor. Opplysninger mottatt gjennom Google-integrasjonene selges ikke og brukes ikke til annonsering eller trening av kunstig intelligens.

Hvor lenge lagres opplysningene?

Opplysninger om innlogging, aktivitet og sikkerhet har ulike formål og kan derfor ha ulike oppbevaringsbehov.

Den tekniske gjennomgangen har ikke påvist automatisk, tidsstyrt sletting av den detaljerte aktivitetsloggen. Vi arbeider med å avklare og dokumentere oppbevaringsperioder og mulig sletting eller anonymisering av personkoblet bruksstatistikk.

Utlogging avslutter den aktive TKweb-innloggingen. Utlogging og deaktivering av en konto sletter ikke automatisk brukerprofilen, tidligere handlinger eller dokumentasjon. Du kan be om sletting via kontaktmulighetene nedenfor. Forespørselen vurderes ut fra opplysningenes formål og eventuelle krav til dokumentasjon og oppbevaring.

Informasjonskapsler (cookies)

TKweb bruker informasjonskapsler for innlogging og sikkerhet. De gjør at tjenesten kan kjenne igjen en gyldig innlogget økt og beskytte innloggingsflyten. Innloggingsidentiteten brukes også til å knytte registrert aktivitet til den innloggede brukeren.

En delt IUA-QR-kode gir bare tilgang til én lagerpost. Endringer loggføres som delt QR-tilgang, uten at en person identifiseres. QR-lenken beholdes i nettleserfanens sesjonslagring for at varen kan åpnes på nytt ved omlasting. Denne tilgangen oppretter eller fornyer ikke en TKweb-innlogging.

Informasjonskapsler som er strengt nødvendige for å levere en etterspurt tjeneste, kan brukes uten samtykke. Dette er ikke en konklusjon om at all lagring eller bruk av identifikatorer i TKweb er unntatt fra samtykke.

TKweb har foreløpig ikke et generelt samtykkebanner. Oversikten bygger på en teknisk gjennomgang av den nye løsningen. Faktisk nettleserlagring og lagring knyttet til driftsplattformen og eksterne tjenester er ikke fullstendig verifisert.

Innlogging med Google

Når du velger «Logg inn med Google», blir du sendt til Googles innloggingstjeneste. Du oppgir innloggingsopplysningene dine direkte til Google. TKweb mottar ikke passordet ditt.

Hvilke opplysninger mottar vi?

Ved innlogging mottar TKweb en unik identifikator for Google-kontoen din, navn, e-postadresse, informasjon om at e-postadressen er bekreftet, og profilbilde dersom dette er tilgjengelig. Selve innloggingen ber om tilgangene openid, email og profile. Disse gir ikke tilgang til innhold i Gmail, Google Disk, Google Kalender eller kontaktene dine.

Hva brukes og lagres opplysningene til?

Identitets- og profilopplysningene lagres i TKwebs brukerregister for å opprette eller gjenkjenne brukerprofilen din og administrere innlogging og tilgang. Navn og profilbilde brukes også til å vise hvem som er innlogget. Profilbildet kan lagres som en lokal kopi. Brukeridentiteten kan knyttes til aktivitets- og sikkerhetslogger slik det er beskrevet ovenfor.

For kommunale brukere kan identiteten kobles til kommunens ansatt- og organisasjonsinformasjon for å finne riktig arbeidssted, rolle og tilgang. Google-innlogging gir ikke i seg selv tilgang til alle tjenestene.

Google og andre eksterne tjenester

Google kan bruke egne informasjonskapsler og behandle opplysninger om autentiseringen etter Googles personvernerklæring. Enkelte TKweb-tjenester henter også eksterne ressurser, for eksempel kart eller grensesnittbiblioteker. Nettleseren kan da sende tekniske opplysninger som IP-adresse til den aktuelle leverandøren.

Eksport til Google Disk

I Styringskrafts RPA-rapport kan du velge å lagre en rapport som et nytt Google-dokument. Dette er en egen funksjon som krever særskilt Google-tillatelse, utover den vanlige TKweb-innloggingen.

Når du velger «Lagre i Google Dokumenter», velger du Google-konto og godkjenner tillatelsen drive.file. Tillatelsen er avgrenset til filer appen oppretter eller som du særskilt gir appen tilgang til. Den gir ikke generell tilgang til alle filene i Google Disk. TKwebs eksport bruker tillatelsen til å opprette rapportdokumentet og kontrollere at det ble opprettet.

Dokumentnavnet og innholdet i den valgte rapporten overføres fra nettleseren til Google og lagres i den valgte kontoens Google Disk. Kontroller forhåndsvisningen og at du bruker en konto som er godkjent for opplysningene. Eksporten henter ikke innhold fra andre dokumenter i Google Disk.

Det midlertidige tilgangstokenet brukes i nettleserminnet under lagringen og lagres ikke av denne eksportfunksjonen i TKwebs database, informasjonskapsler eller nettleserlagring. Dokumentet som opprettes i Google Disk, beholdes til det slettes der, med forbehold om lagringsreglene som gjelder for Google-kontoen. Sletting av eksporten endrer ikke rapportgrunnlaget i TKweb.

TKwebs bruk og eventuell videreformidling av opplysninger mottatt fra Google API-er skal følge Google API Services User Data Policy, inkludert kravene om begrenset bruk (Limited Use). Google-integrasjonene brukes bare til formålene som er beskrevet på denne siden.

Dine rettigheter og kontakt

Du kan ha rett til blant annet innsyn i egne personopplysninger, retting og – når vilkårene er oppfylt – sletting eller begrensning av behandlingen. Du kan også klage til Datatilsynet dersom du mener opplysninger blir behandlet i strid med regelverket.

Du kan administrere eller fjerne tilknytningen til TKweb under tilkoblinger til tredjepartsapper i Google-kontoen din. Fjerning hos Google sletter ikke opplysninger som allerede er lagret i TKweb, og avslutter ikke nødvendigvis en aktiv TKweb-økt. Logg derfor også ut av TKweb. Dokumenter du har eksportert, administreres og slettes i Google Disk.

Har du spørsmål om innlogging, tilgang eller sletting av opplysninger, kan du kontakte Trondheim kommune og oppgi at henvendelsen gjelder TKweb og hvilken tjeneste du har brukt.

Se Trondheim kommunes personvernerklæring for mer informasjon om rettigheter, kontaktmuligheter og kommunens personvernombud. Ikke send sensitive personopplysninger gjennom usikret e-post.

Bruksvilkår for TKweb

Disse vilkårene gjelder bruk av TKweb og tjenestene på plattformen. Tjenestene leveres av Trondheim kommune. Vilkårene beskriver rammene for bruk og kommer i tillegg til gjeldende regelverk, kommunens sikkerhetsrutiner og eventuelle særskilte regler for den enkelte tjenesten.

Tilgang og personlig brukerkonto

Du skal bare bruke opplysninger og funksjoner du har fått tilgang til, og innenfor formålet med tilgangen. En innlogget brukerkonto er personlig. Ikke del passord, engangskoder, innloggingsøkter eller andre innloggingsopplysninger med andre. Meld fra til administrator dersom du oppdager feil tilgang eller mistenker at kontoen er misbrukt.

Delte lenker og IUA-QR-koder kan gi en avgrenset tilgang uten personlig innlogging. Slike lenker skal bare deles med dem som skal ha den konkrete tilgangen. En delt lenke gir ikke rett til å bruke andre funksjoner eller opplysninger.

Forsvarlig bruk og innhold

Opplysninger du registrerer, skal være relevante for oppgaven og så riktige og oppdaterte som mulig. Registrer bare personopplysninger som er nødvendige, og ikke sensitive eller taushetsbelagte opplysninger i felt eller tjenester som ikke er beregnet og godkjent for dette. Respekter andres personvern og rettigheter til tekst, bilder og dokumenter.

Du skal ikke forsøke å omgå tilgangskontroller, skaffe deg uvedkommendes opplysninger, spre skadelig innhold eller bruke tjenestene på en måte som forstyrrer drift eller sikkerhet. Automatisert innhenting og masseendringer må være avklart med systemansvarlig.

Rapporter, eksport og deling

Rapporter og oversikter er støtte for arbeid og faglige vurderinger. Kontroller kilde, periode, utvalg og eventuelle forbehold før du bruker eller deler innholdet. Du har ansvar for å følge gjeldende rutiner for håndtering og deling av opplysningene, også etter eksport. En eksport endrer ikke hvem opplysningene kan deles med.

Tilgjengelighet og endring av tilgang

Tjenestene kan være midlertidig utilgjengelige ved vedlikehold, feil eller sikkerhetshendelser. Tilgang kan endres eller stenges når arbeidsoppgaver, tilknytning eller sikkerhetshensyn tilsier det. Gi beskjed om feil til ansvarlig administrator eller Trondheim kommune, og oppgi hvilken TKweb-tjeneste det gjelder.

Endringer og rettigheter

Vilkårene og personverninformasjonen oppdateres ved relevante endringer. Datoen øverst viser når siden sist ble oppdatert. Dersom en Google-funksjon skal bruke opplysninger til et nytt formål eller kreve nye tilganger, skal dette forklares før opplysningene brukes på den nye måten, og nødvendige tillatelser skal innhentes. Disse vilkårene begrenser ikke lovbestemte rettigheter.